GDPR och deltagarlistan

Får föreningen importera medlemmar till Klubbrabatten?

Ja. En insamlingsförsäljning är en del av föreningens verksamhet, och föreningen får anlita en leverantör för att genomföra den. Klubbrabatten behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde, för föreningens räkning och bara för försäljningen.

Föreningen ansvarar för att ha en rättslig grund för att använda uppgifterna till försäljningen, att informera medlemmarna och att bara dela det som behövs. En färdig text att skicka till medlemmarna finns på sidan GDPR och deltagarlistan.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Föreningen är personuppgiftsansvarig för deltagarlistan. Klubbrabatten Nordic AB är personuppgiftsbiträde enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR) och följer föreningens instruktioner, som de står i personuppgiftsbiträdesavtalet och samarbetsavtalet.

Är det samma sak som när vi använder SportAdmin eller IdrottOnline?

Ja, ansvarsfördelningen är densamma. När föreningen har sina medlemmar i ett medlems- eller aktivitetssystem, till exempel SportAdmin, IdrottOnline eller Svenskalag, är föreningen personuppgiftsansvarig och systemleverantören personuppgiftsbiträde.

Klubbrabatten fungerar på samma sätt för försäljningen. Föreningen bestämmer vilka som ska vara med och vad uppgifterna används till, och Klubbrabatten utför det åt föreningen. Deltagarlistan används bara för just försäljningen.

Behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Ja, och det ingår. Personuppgiftsbiträdesavtalet är en bilaga till samarbetsavtalet och signeras tillsammans med det, så ingen separat underskrift behövs. Det reglerar vad som behandlas och varför, säkerhet, underbiträden, gallring och hur incidenter rapporteras. Hela texten finns i integritetspolicyn.

Vilka uppgifter behöver vi lämna?

Namn och e-postadress eller mobilnummer, och lagtillhörighet om försäljningen är uppdelad på lag. Importen behöver inga personnummer och inga känsliga personuppgifter. För minderåriga deltagare kan vårdnadshavarens kontaktuppgifter användas.

Vad används uppgifterna till?

Till att skapa en personlig säljlänk per deltagare, skicka inbjudan och påminnelser om försäljningen via e-post och SMS, registrera försäljning per säljare och lag, och ta fram statistik och utbetalningsunderlag till föreningen.

Uppgifterna används inte för Klubbrabattens egen marknadsföring, inte för profilering och inte för någon annans marknadsföring. De säljs aldrig.

Vad händer om en deltagare själv laddar ner appen?

En deltagare som själv skapar ett konto, köper eller aktiverar ett häfte eller godkänner Klubbrabattens villkor blir kund hos Klubbrabatten. Den behandlingen sköter Klubbrabatten som självständigt personuppgiftsansvarig enligt integritetspolicyn. Det gäller bara den som själv tar det steget, inte resten av deltagarlistan.

Kan en deltagare tacka nej till utskicken?

Ja. Alla utskick om försäljningen har en avregistreringslänk. Den som avregistrerar sig får inga fler utskick om försäljningen. Föreningen kan också ta bort en deltagare ur listan.

Kontrollerar Klubbrabatten listorna?

Varje försäljning godkänns av Klubbrabatten innan utskicken går ut. Listan ska bestå av föreningens egna medlemmar, deltagare och deras vårdnadshavare. Köpta eller skrapade listor är inte tillåtna.

Lämnar uppgifterna EU?

Databasen ligger inom EU, i Irland. Några av underbiträdena har sitt säte utanför EU/EES. Uppgifter förs då bara över med en giltig överföringsmekanism enligt kapitel V i GDPR, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Hur länge sparas uppgifterna?

Deltagaruppgifterna sparas medan försäljningen och utbetalningen pågår och raderas eller anonymiseras därefter enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Uppgifter som bokföringslagen kräver, till exempel om köp och utbetalningar, sparas i sju år. Föreningen kan när som helst begära att deltagaruppgifter raderas.

Hur skyddas uppgifterna?

Uppgifterna lagras krypterat och skickas krypterat (HTTPS/TLS). Behörighetsregler i databasen gör att varje förening bara ser sina egna deltagare. Vid en personuppgiftsincident underrättar Klubbrabatten föreningen utan onödigt dröjsmål och hjälper till med eventuell anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).